Hvorfor BI-projekter fejler - 9 kendte årsager + 4 steps til at undgå faldgruberne

Hvis IT-projekter er så stygge, hvorfor har vi dem så? Fordi de i de fleste tilfælde optimerer og effektiviserer organisationer ift. arbejds- og produktionsgange, tidsbesparelser og vidensindhentning.

Når virksomheder implementerer en Business Intelligence-løsning, så er det altid med ønsket om mere og bedre viden gennem analyser og rapportering, hastighed, fleksibilitet og sikkerhed. Men det sker fortsat, at selv mindre BI-projekter fejler, og det er der typisk 9 årsager til. 

Vi tager dem fra toppen:

Hvis ledelsen ikke bakker nok om processen, og det fx kun er controllerne, der har forelsket sig i en BI-løsning, så fejler projektet. Ledelsen skal kunne se lyset i en løsning, for at de tager den til sig og for at kunne få resten organisationen med på vejen. Ledelsen skal også være villige til at acceptere projektets tid og pris og risikoen for afvigelser. Endelig skal der være en leder, der er udpeget til at lede it-projektet.

En ny BI-løsning skal ikke bare være noget for top- eller mellemledelsen. Det skal være for alle. Hvis man vil bruge BI til at indsamle data i organisationen mhp på at optimere og informere, så skal hele organisationen involveres. Ellers vil ”de uindviede” ikke bidrage med data eller agere på ny viden. Derfor er træning i brugen af løsningen også afgørende for succes. Samt mobil adgang til løsningen via en app. 

Pas på med at måle på alt, selvom du kan det med BI. Det er stadigvæk mennesker, der skal agere på den viden, som BI giver. Definer de vigtigste KPIer for jeres organisation og afdeling. 

Få styr på, hvorfra der indhentes data, hvilke data og om data er valid. For meget data eller data, der er fejlfyldt, vil få jeres BI-løsning til give jer fejlagtig viden og dårlige rapporter. Få styr på data, få det renset og få det samlet og struktureret i et data warehouse.

Start småt og kom i gang med at se resultater med det samme. Moderne BI-løsninger (som fx Power BI) kan koble direkte på datakilden og visualisere data med det samme. Derefter kan I udvide og udvikle jeres løsning til at indsamle mere data fra organisationen (og udefra). Et BI-projekt behøver ikke at være så langhåret.

Gammel ERP eller CRM-teknologi med ”indbygget” BI eller Analytics bliver ikke brugt. Det er for tungt og komplekst at arbejde med. Et godt BI-tool skal være lettilgængeligt, og dine rapporter og analyser skal designes mhp brugervenlighed og overblik (læs også vores eBook om datavisualisering).

De rette ambitioner hjælper ikke meget uden de rette mennesker. Du bør finde erfarne konsulenter til at hjælpe med implementeringen og integrationen, men du skal også have et lille team af folk, der kan vedligeholde og udvikle løsningen – et team, der sammen med ledelsen, skal fungere som jeres ”BI-ambassadører”.

Når du investerer tid og penge i et projekt, så skal det også give afkast. Men hvordan skal du måle det? Dit Return-On-Investment kan måske ikke måles i kroner og ører det første år, så du skal snarere definere dit afkast i form af positivt outcome af projektet fx hurtigere og bedre rapportering, gladere (og mere oplyste) medarbejdere, competitive edge osv.