…… Ja tak, men hvordan gør man det?

Som på mange andre områder er det måske ikke helt så nemt, for der er sjældent én rigtig løsning eller én rigtig måde at bruge løsningen på.

Det er i hvert fald vores erfaring, at et vellykket valg af EPM-værktøj kræver et godt indblik i forskellige løsninger og i høj grad også en god opbygning og anvendelse af løsningen for, at det bliver en succes og giver den gevinst, det bør.

Mange gode spørgsmål skal besvares i forløbet med at vælge den rigtige løsning:

• Hvordan får vi værdi for pengene?
• Hvad er vores behov i dag?
• Er det den rigtige teknologi?
• Løsningen må ikke være for kompleks?
• Hvad kræver løsningen af kompetencer?
• Kan løsningen håndtere vores processer?
• Hvad gør andre, der ligner os?
• Kan løsningen vokse med os?
• Hvad er succeskriterierne for løsningen?

Vælg den rigtige løsning

Der er ikke én løsning, som passer til alle virksomheder i alle situationer. Derimod vil forskellige virksomheder, afhængigt af deres situationer, have glæde af forskellige løsninger.

Forskellige løsninger har forskellige styrker (og begrænsninger). Nogle af de centrale områder at tage stilling til ved valg af løsning er:

• Teknologi
• Der kan være en strategi for området eller andre IT-opsætninger i virksomheden, der gør en bestemt løsning særligt egnet/uegnet. Yderligere, kan andre IT-systemer i virksomheden gøre at bestemte EPM-løsninger passer bedre ind end andre. I de seneste par år er udviklingen mod cloud-løsninger gået hurtigt, og i dag vælger de fleste en cloud-løsning.

• Pris
• Som udgangspunkt kan man regne med, at jo mere man vil kunne, jo dyrere er en løsning og implementeringen heraf. Når det er sagt, kan der være situationer, hvor en virksomheds specifikke ønsker bliver matchet lige så godt af en billigere som en dyrere løsning. Ved prissammenligning mellem værktøjer bør pris ses bredt som ”total cost of ownership” (TCO) og omfatte både licens, implementeringsbistand, support og træk på interne ressourcer.   

• Nøglefunktionaliteter
• Alle løsninger har en række styrker og begrænsninger m.h.t. funktionaliteten. Her er det vigtigt, at man i sin evalueringsfase gør sig klart, hvilke funktioner, der er vigtigst og hvilke, der er mindre vigtige. Et typisk ”trade-off” handler om, hvor skræddersyet man vil lave et område i forhold til, hvor vanskeligt området er at sætte op og efterfølgende at administrere. Et praktisk eksempel kunne være, at hvis man har høje krav til rapportdesign og funktionaliteter, bliver rapporterne også mere tidskrævende at sætte op, samt løbende at lave rettelser til. 

• Virksomhed og brugerne
• En virksomhed og de brugere, der skal anvende løsningen, kan have særlige styrker eller behov, der har betydning for valget. Et væsentligt område her er kompetencerne hos dem, der skal administrere løsningen, og hvad løsningen kræver af dem for at køre og evt. videreudvikle løsningen.

Tip:

Start evalueringsprocessen bagfra ved at vurdere, hvilken situation man gerne vil være i, når løsningen er implementeret og velkørende - Hvad er succeskriterierne? Succeskriterierne kunne være hyppige estimater, der er nemme at køre igennem, hvilket måske vil kræve en simpel og strømlinet løsning. Det kunne også være en meget kompleks og omfattende planlægning, hvilket vil stille højere krav til regnekraft og performance i løsningen. 

Brug løsningen rigtigt

Mange EPM-løsninger kan dække en række behov og ofte på flere forskellige måder. Det er en styrke ved løsningerne, men stiller samtidig krav til, hvordan man vælger at bruge løsningen. Gode løsninger kan med forkert anvendelse ende med at blive meget komplekse eller besværlige at administrere og videreudvikle på, hvilket kan betyde, at man ikke opnår den forventede gevinst.

• Erfaring om anvendelse af løsning gør en forskel
• En vellykket anvendelse af en EPM-løsning kræver, at man tænker adskillige trin frem, og det kan være svært, hvis man ikke har prøvet det før. Derfor bør man finde sig en implementeringspartner, der kan hjælpe og stille de rigtige spørgsmål for, at løsningen bliver designet og anvendt med størst mulig gevinst.

• En erfaren implementeringspartner vil kunne fortælle, hvordan andre har fået værdi af en løsning og give konkrete eksempler på anvendelsen, samt vise eksempler herpå. Konkrete eksempler er ofte nødvendige, da det er vanskeligt at forestille sig noget, man ikke har prøvet før, samt at tænke flere trin frem.

• Byg med "LEGO-klodser"
• EPM-løsninger består ofte af moduler, som er forskellige enten m.h.t. logikker, forretningsområder eller metoder. Tilsammen udgør alle modulerne en komplet planlægningsløsning. Dette hjælper med at holde kompleksiteten nede for det enkelte område og gør, at modulerne nemmere kan bruges af forskellige virksomheder, der måske kun ligner hinanden på enkelte områder. Her vil en erfaren implementeringspartner kunne demonstrere moduler fra andre løsninger, inden en metode vælges, og den efterfølgende opsætning vil være hurtigere og mere effektiv.

• Løsning skal matche behovet
• Mulighederne i EPM-løsninger er mange, og et enkelt område kan ofte løses på flere måder. For at opnå en effektiv løsning samlet set, som løser behovene effektivt og er smidigt at administrere, kræves det, at behovene er klarlagt og områderne i løsningen opsættes på en hensigtsmæssig måde. Det kan eksempelvis give god værdi, at metoderne på tværs af løsningen minder om hinanden og derved er nemmere at administrere og oplære nye medarbejdere i.

• Overdragelse
• Selv den bedste løsning kan mislykkes i implementeringen, hvis overdragelsen fra implementeringspartneren ikke er vellykket. Vores erfaring er, at en vellykket overdragelse handler om klarhed m.h.t. roller og ansvar (f.eks. skal administratoren blot kunne det basale eller også det mere avancerede) og en tidlig involvering af administratoren i udviklingsfasen, da dette giver en god forståelse for løsningen og de valg/fravalg, der er taget i den.

• Tænk langsigtet
• Fremtiden er svær at tænke ind i alle de valg, man gør på den korte bane, men på flere områder bør man forberede sig på, at ting ændrer sig, hvilket også gælder brugen af EPM-løsningen. Hvad det vil sige er forskelligt, men omfatter blandt andet, at man ikke designer en løsning, der kun kan anvendes, hvis en lang række forudsætninger er opfyldt, eller et flow i en løsning er så omfattende og fastlåst, at man skal igennem en lang række handlinger ved blot den mindste rettelse.

Tip:

Planlægning og opfølgning handler om fokus og opmærksomhed, hvilket bør afspejles i EPM-løsningen. Det betyder, at det, der driver virksomheden mod dens mål, også bør være det, der fylder i EPM-løsningen. Områder, der ikke er væsentlige for virksomheden, bør holdes så simple og små som muligt for, at fokus og opmærksomheden rettes mod de områder, der er vigtige for virksomhedens udvikling. Eksempelvis skal den salgsdrevne virksomhed bruge ressourcerne på salgsplanlægning og gøre øvrige områder så simple og hurtige som muligt. 

Bliv klogere på formålet med EPM i vores gratis eBook: 3 gode grunde til at du har brug for Enterprise Performance Management-software.

Du kan også læse meget mere om mulighederne med EPM her.

Relaterede blogs