Accobat — Aalborg Universitet case

STYR PÅ FORANDRINGERNE

Når store uddannelsesorganisationer både kan se dagens budgetstatus og konsekvenserne af morgendagens forandringer i én samlet løsning, resulterer det i agil og tidsbesparende kapacitetsstyring og økonomisk fremsyn. Det giver ro til at arbejde strategisk med bundlinjen

– og det er Aalborg Universitet et godt eksempel på.

Der udstedes som bekendt ingen garantier om fremtiden. Men det giver Aalborg Universitets øverste ledelse større sikkerhed at den med en Prophix-løsning fra Accobat allerede ved årets start kender råderummet for det kommende år, og løbende kan rebudgettere, fordi de kan se de samlede konsekvenser af ændrede

eksterne budgetteringsvilkår. Den værdiskabende forandring er, at universitetets ledelse i dag direkte kan se konsekvenserne af et fald eller en stigning i studenteraktiviteten, forskningsopgaver og projekter ét sted.

"Vi slipper for hundredevis af regneark, og vil kunne arbejde langt mere effektivt, strategisk og taktisk med vores ressource -og kapacitetsplaner," forklarer projektleder Gitte Hartung fra Økonomiafdelingen, Aalborg Universitet.

Prophix-løsningen fra Accobat samler budgetteringsdata fra alle universitetets niveauer i én, konsoliderende model, der letter økonomifunktionens arbejde med

projektadministration, top-down indtægtsfordelinger, lønbudgettering, og bottom-up budgettering. Datakonsolideringen sikrer, at alle styrer efter de samme tal.

360-graders overblik

"Prophix skaber et 360-graders overblik, som udgør forskellen på, om vi bruger ressourcerne optimalt, og om vi som universitet får underskud eller overskud. Rullende budgettering gør os agile i ordets allerbedste forstand, og vi har altid overblik over hvilke rammer, vi kan agere indenfor.” uddyber Gitte Hartung.

Engang havde universitetet kun et fast, årligt og låst budget baseret på regneark. Med Prophix ser fremtiden lys ud, når det kommer til at styre udenom kedelige økonomiske overraskelser. "Universitetet har fået et ledelsesværktøj, der på sigt gør det muligt for os direkte at aflæse det konkrete økonomiske råderum – fordi vi

kan se hvordan økonomiske konsekvenser af pludseligt ændrede budgetforudsætninger vil ramme og påvirke universitetets samlede økonomi og aktiviteter,” fortæller Gitte Hartung.

Kan agere mere strategisk

Prophix ́s mange muligheder gør det ifølge projektlederen muligt at gennemføre de strategiske tiltag inden for ressourceoptimering, der skal til for at flytte bundlinjen. ”Løsningen skaber rum for at tænke og drøfte nye tanker om hvor fokus skal ligge fremover i vores økonomistyring," understreger hun, og fortsætter: ”Det giver tryghed, og en form for økonomisk sikkerhed, at vi på koncernniveau kan se 2-3 år ud i fremtiden. Det skaber et kæmpe potentiale for at vi både kan arbejde og følge op mere strategisk og målbaseret,” siger Gitte Hartung. Hun tilføjer at ledelsesoverblikket styrkes yderligere af rullende budgettering, der giver ledelsen mulighed for allerede i januar at se, hvorledes vi kan agere inden for indeværende finansår. “Det overblik har vi aldrig haft før inden for et regnskabsår.”

100% transparens i projekter

Aalborg Universitet producerer viden i form af f.eks. studerende, men driver også forskningsvirksomhed i samarbejde med eksterne bevillingsgivere. Omsætningen på tilskudsfinansieret virksomhed var i 2012 på knap 500 mio. kr. Tidligere var det særdeles tidskrævende at budgettere med de ressourcer, der skal frikøbes til forskningsvirksomhed fra forskellige relevante afdelinger. Udfordringen lå i at få overblik over, hvor store dele af medarbejderomkostningerne, der blev projektfinansieret, og hvad der var ordinær drift. Men i stedet for at bruge oceaner af tid på manuel budgettering af universitetets eksterne virksomhed, lader økonomiafdelingen i dag Prophix klare beregningerne.

"Det er blevet langt nemmere at bevare overblikket når Prophix automatiserer de komplekse beregninger. Det giver os et stærkt redskab til kapacitetsstyring. Vi kan se forholdet mellem medarbejdernes undervisningsforpligtelser og den frie forskning, der skal finansieres i driften, sammenholdt med den eksterne forskningsaktivitet, der finansieres af ekstern bevillingsgiver. Samtidig er vi sikre på, at debit og kredit altid havner der, hvor den realiserede debit og kredit

også ligger i budgettet. Desuden får vi sikkerhed for, at samtlige transaktioner mellem de eksterne projekter og den ordinære drift er placeret korrekte. Tilsammen giver det en afgørende fordel i arbejdet med at styre efter en bundlinje,” vurderer Gitte Hartung.

Nøglen ligger ifølge projektlederen i koblingen med projekternes stamdata, hvilket giver overblik over overhead, medfinansiering osv.

Letter og effektiviserer indtægtsfordelingen

Prophix speeder indtægtsfordelingsprocessen op, og flytter dem ud på hovedområderne, så fakulteterne straks kan se konsekvenserne af reguleringer af indtægter fra ministerierne. “Vi forventer på sigt, at spare årsværk med den automatiserede indtægtsfordeling, der

i stedet kan anvende tiden på service af andre kerneopgaver, hvilket er centralt for en

organisation i markant vækst,” vurderer Gitte Hartung.

1 måneds lønbudgettering laves på 4 timer

Lønfremskrivningen for alle medarbejdere er ændret fra at være en tung og langstrakt proces til at være en højeffektiv proces, der kun tager 3-4 timer. “Prophix løfter lønbudgetteringen dramatisk, og når processen er gennemført, er den integreret i det samme system, som vi budgetterer i. Det er en kæmpe fordel. Tidligere tastede vi det ind i regneark, som derefter blev mailet rundt til alle. Det tog lang tid, og kunne være fejlbehæftet. Med Prophix kan alle med adgang til systemet hurtigt gå ind og finde løndata for relevante medarbejderne.”

Universitet budgetterer i dag over hele året, hvor de projektansvarlige tidligere kun havde 3-4 uger til at registrere alle årets projekter i regneark. “Tidspresset var en stor udfordring. Med Prophix lægger vi løbende projekterne ind. Det fjerner presset med at skulle tage stilling til alle projekter på én gang – og giver os en unik mulighed for at få overblik over lønmidlerne.”

Den gode kemi med Accobat var central

Aalborg Universitet var igennem en lang udvælgelsesproces med hensyn til samarbejdspartner og budgetsystem. Den gode kemi med Accobat og brugervenligheden i Prophix væsentligste faktorer for Økonomiafdelingens valg af samarbejdspartner og løsning.

”Vi kunne godt mærke, at Accobat kender vores verden. Accobat er ikke et konsulenthus, der “bare” leverer et system, hvorefter de er ude af døren igen. Det gør en forskel for os, at de kender undervisningssektoren, begreberne og har nemt ved at forstå vores organisation og de komplekse beregningsregler på tværs af de forskellige niveauer. De udviste også en utrolig god forståelse for de vilkår der gælder for gennemførelse af sådanne projekter – altså at beslutningsprocesserne i universitetsverdenen kan tage tid. Efter implementeringen har de været gode til at følge op. Jeg vil absolut anbefale Accobat til andre undervisningsinstitutioner og universiteter – fordi Prophix-videndeling på tværs af de danske universiteter er til fælles glæde,” slutter Gitte Hartung.