Accobat — Daka case

BUDGETTERINGSPROCESSEN FORENKLET

OG AFKORTET MED 8 UGER

En muskuløs best practice budgetteringsmotor har afløst tidskrævende budgettering hos Daka Denmark A/S. Resultatet er en markant mere effektiv, fremadrettet og transparent budgettering, der skærer 8 uger af processen og giver et bedre overblik.

Daka er en del af den internationale markedsførende SARIA koncern, og producerer kvalitetsingredienser til fødevarer, dyrefoder, akvakultur, industriel anvendelse, energisektoren og landbrugssektoren. Daka udbyder desuden en lang række serviceydelser til landbrugssektoren og fødevareindustrien. Virksomhedens råvarebase består primært af animalske biprodukter og organiske restprodukter. Daka arbejder inden for fire forretningsområder og har fabrikker i Løsning, Randers og Lunderskov.

I budgetteringsprocessen modtager økonomiafdelingen budgetinput fra 25 personer. Målet for Daka var at gøre det nemmere for økonomiafdelingen at håndtere disse budgetinput. Midlet var at erstatte Excel-baseret budgettering af indtægter og udgifter ved afhentning, transport og bearbejdning af råvarer og salg med en langt mere sammenhængende og dynamisk budgetteringsplatform. Daka ønskede en løsning, der kunne øge transparensen, beskytte mod potentielle regne- og formelfejl, og frigive tid til analyse gennem effektivisering af komplekse modeller for virksomhedens største budgetområder. Udfordringen ved vores Excel-model var, at den var designet til at håndtere én årlig budgetproces. Løbende opdateringer af vores forudsætninger og regneregler var en tung og potentielt fejlbehæftet opgave, fordi disse lå i mange forskellige regneark,” siger Tom Andersen, Financial Manager, Daka.

Det kræver en stærk partner at blive løftet op på næste niveau

“Vi valgte en Prophix-løsning fra Accobat for at få opfyldt et udtalt behov for at forenkle og samle budgetteringsprocesserne,” siger Tom Andersen. Han fortæller, at de valgte Prophix frem for et Excel-baseret kubebudgetværktøj, der også var med i overvejelserne. Forløbet med Accobats erfarne konsulenter har skabt en masse motivation, engagement og indsigt, fordi de har hjulpet os med at stille skarpt på, hvor vi kan hente gevinster, og hvilke fejl, vi skal undgå fremover. Sammen med konsulenterne har vi fået skabt en best practice motor, der kan realisere en lang række gevinster for os,” siger Tom Andersen.

Forkorter budgetprocessen med 8 uger

Vi forventer at reducere budgetprocessen med 8 uger, fordi vi slipper for at starte forfra hvert år med at opdatere forudsætningerne manuelt i Excel. Så i stedet for at udføre ikke-værdiskabende manuelle rutiner, kan vi nu bruge tiden på værdiskabende analyse”. Entydige regneregler i Prophix gør det ifølge Tom Andersen nemt at arbejde med komplekse budgetområder som Daka´s råvarer, færdigvaresalg, investeringer og afskrivninger. Prophix har fjernet udfordringerne, så vi i dag langt nemmere kan håndtere alle detaljerne, dokumentationen, regnereglerne og de skiftende forudsætninger. Det skyldes, at alle data ligger ét sted – i Prophix – hvor de er tilgængelige for alle budgetansvarlige. Det reducerer sårbarheden for fejl markant,” siger han.

Dynamisk fremskrivning sikrer nemmere ledelsesinformation

“Prophix gør det nemt for os at rulle og fremskrive budgettet for næste år, fordi økonomiafdelingen på forhånd hurtigt kan lægge de grundlæggende forudsætninger ind. Skabelonerne er jo de samme. Det billede, vi dermed får af bundlinjen, gør det i sidste ende nemt og hurtigt at levere velunderbygget ledelsesinformation,” siger Tom Andersen, og fortsætter: “Desuden har vi lavet regneregler i Prophix, der sikrer, at ændringer automatisk slår igennem i hele budgettet – f.eks. hvis vi ændrer den forventede råvaremængde.”

Øget sikkerhed

”Tallene i Prophixer altid retvisende – for vi har jo selv, sammen med Accobat, opsat og testet forudsætninger, regneregler og templates. Derfor er vi også helt trygge ved at udvide KPI´erne og ved i større omfang at budgettere på nøgletal, i stedet for fra konto til konto. Med nøgletal kan vi f.eks. hurtigere se konsekvenserne af eksempelvis stigende transport- eller el-priser,” siger Tom Andersen.

Større transparens

Ved at flytte alle tallene ud af Excel og ind i Prophixhar Daka fået centraliseret budgetstyringen. Det har øget gennemsigtigheden markant. Løsningen er desuden tæt integreret med vores ERP, hvilket forenkler opdateringen af budgetforudsætninger på tværs af Prophixog ERP-systemet,” siger Tom Andersen Derudover understøtter den øgede transparens, at vi i sidste ende nemt kan justere i budgettet ud fra de overordnede strategiske beslutninger, som bliver truffet i slutningen af budgetprocessen.

Hvis al viden og indsigt er forankret hos en eller ganske få nøglepersoner, er der store udfordringer forbundet med at disse personer rejser fra virksomheden. “Det garderer vi os imod med Prophix, fordi alle informationer og budgetdata er let tilgængelige for kollegaer eller nye medarbejdere,” siger Tom Andersen.

Bedre datakvalitet giver én sandhed

Det øger datakvaliteten, at Daka har fået mulighed for at sikre, at de rette bidragsydere leverer de rette data. “Det er økonomiafdelingen, der leverer forudsætningerne. Lønfolkene indtaster timeløn og gager, mens regnskabsafdelingen sørger for afskrivningerne på vores nuværende aktiver. Når det er på plads, er det nemt at få råvarefolkene til at lægge estimater ind. På den måde får vi overblik over de områder, der for alvor flytter bundlinjen. Herefter kan vi nemt rulle budgettet for at se de øvrige omkostninger. Disse muligheder gør det meget nemmere at uddelegere tallene til de 25 budgetansvarlige og sige: Her er de tal, du skal forholde dig til,” forklarer Tom Andersen.

"Vi er mere end godt rustet til fremtiden. Vi har systemet, skabelonerne og regnereglerne – og alle budgetdata er blevet samlet ét sted. Og vi kan stort set rulle alt på en dag, og have et klart budget på dag to. Samtidig er det blevet nemt at foretage et estimat når som helst. Desuden hjælper det indbyggede workflow i Prophix virksomheden med at skabe en best practice kronologi for budgetprocessen. Eksempelvis låses råvaremængden i workflowet, når mængden er godkendt. Derefter kan den ikke ændres af inputgiverne – hvilket den kunne i Excel. Prophix-workflow er vigtigt for fremdriften, effektiviteten og styringen af hele vores budgetproces,” slutter Tom Andersen.